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conservazione elettronica
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La conservazione elettronica: saperne di più

Molte aziende, nell’era attuale caratterizzata dall’avanzamento tecnologico, prendono sempre più seriamente in considerazione la possibilità di eseguire la conservazione elettronica dei documenti più importanti. Ma cos’è la conservazione elettronica?

Si tratta del procedimento e dei processi informatici atti a conferire valore (sia legale sia fiscale) a un documento informatico, valore che rimane immutato nel tempo e sostituisce in toto i documenti cartacei. Niente più archivi zeppi di fogli che vengono persi, confusi e smarriti, niente più ore dedicate alla ricerca di quel documento importante che è finito disperso fra le scartoffie: la conservazione elettronica permette di risparmiare tempo e di avere più certezza nella conservazione dei documenti fondamentali, specie di quelli aventi valore legale.

Per organizzare meglio i propri documenti all’interno dei database informatici è ottima cosa essere muniti di idonei sistemi di conservazione dei fascicoli e dei documenti, ma bisogna anche avere programmi informatici che garantiscano l’autenticità, la reperibilità dei documenti e la loro leggibilità, secondo quanto previsto dal Decreto Ministeriale in materia.

Affinché un documento digitalizzato possa far fede ai fini fiscali o legali è indispensabile che vi sia la firma digitale e la marcatura temporale, che “fissa” la collocazione nel tempo del documento.

Qualsiasi tipologia di archiviazione elettronica si prediliga, è importante che vi siano dei requisiti che vengano rispettati rigorosamente. Innanzitutto il formato non deve necessariamente essere dell'azienda, ma deve essere raggiungibile da tutti gli user e aperto, ovvero le caratteristiche tecniche devono essere conoscibili da tutti. In secondo luogo il formato deve essere standard, a livello internazionale, facendo riferimento alle specifiche di appositi organi di standardizzazione come l'ANSI oppure l'ISO.

Una volta ottenuto il formato digitale ed elettronico dei documenti, sarà possibile notare che il documento stesso è stato digitalizzato per mezzo della trasformazione di tutti i suoi dati in una sequenza di BIT, una particolare codificazione che infine rende perfettamente leggibile all'utente il contenuto del documento digitalizzato.


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